CONCEPTO, FASES, INTERESADOS, INFLUENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN EN UN PROYECTO.
EDILBERTO AGUDELO ARENAS
AMADO DE JESUS RUIZ CHAVARRIA
JHON JADER SUCERQUIA AGUIAR
(Aprendices)
SIMÓN LONDOÑO ZAPATA
(Instructor)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
REGIONAL ANTIOQUIA
COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL
SEDE BRICEÑO
07 DE SEPTIEMBRE DE 2011
BRICEÑO - ANTIOQUIA
INTRODUCCIÓN
En la época actual nuestras ideas se fundamental en la consecución de proyectos, por lo tanto es importante conocer acerca de este tema, para hacer una planificación mas detallada y mirar la factibilidad de nuestro proyecto.
También se busca definir el concepto de proyecto, mostrar sus fases, quienes son los interesados y las influencias que pueda tener con el fin de aclarar y mostrar las bases de cómo trabajar una idea y de obtener los resultados esperados después de un proceso bien coordinado. De este trabajo se espera que sirva como guía para su aplicación en las actividades de gestión del talento humano.
Tabla de contenido
Fase de entrega o puesta en marcha
Características de las fases del proyecto
INFLUENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROYECTO
Un proyecto se concibe como la unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida. Digamos ante todo que, en el uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propósito de hacer algo.
"Para muchos, la preparación y evaluación de un proyecto es un instrumento de decisión que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero que sino resulta rentable debe abandonarse…. La opción es que la técnica no debe ser tomada como decisional, sino sólo como una posibilidad de proporcionar más información a quien debe decidir ".
Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
Fase de Ejecución
Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la
materia.
Fase de entrega o puesta en marcha
Todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.
Características de las fases del proyecto
La conclusión y la aprobación de uno o más productos entregables caracterizan a una fase del proyecto. Un producto entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, tal como una especificación, un informe del estudio de viabilidad, un documento de diseño detallado o un prototipo de trabajo. Algunos productos entregables pueden corresponder al mismo proceso de dirección de proyectos, mientras que otros son los productos finales o componentes de los productos finales para los cuales se creó el proyecto. Los productos entregables, y en consecuencia las fases, son parte de un proceso generalmente secuencial, diseñado para asegurar el adecuado control del proyecto y para obtener el producto o servicio deseado, que es el objetivo del proyecto.
En cualquier proyecto específico, las fases se pueden subdividir en subfases en función del tamaño, complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de caja. Cada subfase se alinea con uno o más productos entregables específicos para el seguimiento y control. La mayoría de estos productos entregables de las subfases están relacionados con el producto entregable de la fase principal, y las fases normalmente toman el nombre de estos productos entregables de las subfases: requisitos, diseño, construcción, prueba, puesta en marcha, rotación, entre otros, según corresponda.
Por lo general, una fase del proyecto concluye con una revisión del trabajo logrado y los productos entregables, a fin de determinar la aceptación, tanto si aún se requiere trabajo adicional como si se debe considerar cerrada la fase. Con frecuencia, la dirección lleva a cabo una revisión para tomar una decisión a fin de comenzar las actividades de la siguiente fase sin cerrar la fase actual, por ejemplo, cuando el director del proyecto elige la ejecución rápida como curso de acción. Otro ejemplo es cuando una compañía de tecnología de la información elige un ciclo de vida iterativo donde más de una fase del proyecto puede avanzar de forma simultánea. Los requisitos de un módulo se pueden recopilar y analizar antes de que el módulo sea diseñado y construido. Mientras se lleva a cabo el análisis de un módulo, se puede comenzar a recopilar los requisitos de otro módulo de forma paralela.
Del mismo modo, se puede cerrar una fase sin la decisión de iniciar alguna otra fase. Por ejemplo, el proyecto está completo o se considera que el riesgo es demasiado alto para permitir la continuidad del proyecto. La conclusión formal de la fase no incluye la autorización de la fase posterior. Para un control efectivo, cada fase se inicia formalmente para producir una salida, dependiente de la fase, del Grupo de Procesos de Iniciación, que especifique lo que está permitido y lo que se espera para dicha fase. Se puede realizar una revisión al final de cada fase con el objetivo explicito de obtener la autorización para cerrar la fase actual e iniciar la fase posterior. En ocasiones, se pueden obtener ambas autorizaciones en una sola revisión. Las revisiones al final de cada fase son también conocidas como: salidas de fase, entradas a la fase o puntos de cancelación.
Los interesados del proyecto denominados en ingles stakeholders, son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del proyecto.
La mayoría de los proyectos suelen tener los siguientes interesados Patrocinador, Cliente, Usuario, Director del Proyecto ( DP), Trabajadores, Gobierno, Comunidad etc.
Muchas veces los profesionales piensan en el Qué antes del Quién al enfrentar un proyecto, y de esta forma ponen énfasis en los entregables antes que en las personas. No es casualidad que uno de los cambios importantes en el PMBOK 4ta Edición fue agregar el proceso “Identificar a los interesados” a la iniciación del proyecto. Lo primero que nos debemos preguntar es “Quién participa”, “Quién aprueba”, “Quién es mi cliente interno”, “A quién tengo que escuchar”, etc.
El primer proceso del área de conocimiento Comunicación, a ejecutar en la Iniciación del proyecto, es “10.1.2 Identificar a los interesados”. Una técnica para este proceso es el Análisis de los interesados, definida de esta forma en el PMBOK: “El análisis de los interesados es un proceso que consiste en recopilar y analizar de manera sistemática las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados, y los relaciona con la finalidad del proyecto. También ayuda a identificar las relaciones con los interesados que pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdos potenciales, a fin de mejorar las probabilidades de éxito del proyecto”.
Existen tres pasos para analizar quiénes son los interesados en el proyecto:
1. Identificar a todos los posibles interesados en el proyecto y asociar a cada uno su rol, departamento, intereses, nivel de conocimiento, expectativas y poder de influencia.
2. Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos para definir una estrategia de acercamiento.
3. Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones, a fin de planificar como influir en ellos para mejorar su apoyo.
Pasos básicos que se deben seguir
1. identificar a toso. Aquellos que aparezcan con el proyecto en ejecución podrían solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero.
2. Determinar sus requisitos y expectativas y convertirlo en requerimientos del proyecto.
3. Comunicarse con ellos.
4. Gestionar su influencia en relación con sus requisitos en la medida de lo posible para lograr un proyecto exitoso.
Por último, recuerda que en tu rol deberás tomar decisiones que no complace
rán a todos los interesados.
Cuando esto ocurra no pierdas nunca de vista al Cliente, ya que a él deberás complacer para alcanzar un proyecto exitoso.
Los interesados se identifican a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, pero en especial en las etapas de iniciación.
INFLUENCIAS DE LA ORGANIZA
CIÓN EN EL PROYECTO
Generalmente, los proyectos son parte de una organización que es mayor que el proyecto. Algunos ejemplos de organizaciones son: las corporaciones, las agencias del gobierno, las instituciones de salud, los organismos internacionales, y las asociaciones profesionales. Incluso cuando el proyecto es externo (Uniones Temporales de Empresas (UTE) o convenios para un proyecto determinado), estará igualmente influido por la organización u organizaciones que le dieron inicio. La madurez de la organización con respecto a su sistema de gestión de proyectos, su cultura, su estilo, su estructura de la organización y su oficina de gestión de proyectos pueden también influir en el proyecto. Las secciones siguientes describen aspectos clave de estas estructuras mayores de las organizaciones que es probable que influyan en el proyecto.
Sistemas de organización.
Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas operaciones se componen principalmente de proyectos. Estas organizaciones pertenecen a dos categorías:
Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un contrato, como las empresas de arquitectura, las empresas de ingeniería, los consultores, los contratistas de construcción y los contratistas del gobierno.
Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos. Estas organizaciones tienden a tener sistemas de gestión para facilitar la dirección de proyectos. Por ejemplo, sus sistemas financieros con frecuencia están especialmente diseñados para contabilizar, hacer seguimiento e informar sobre múltiples proyectos simultáneos.
· Las organizaciones no basadas en proyectos frecuentemente pueden carecer de sistemas de gestión diseñados para respaldar las necesidades de los proyectos de forma eficiente y efectiva. La ausencia de sistemas orientados a proyectos usualmente dificulta la dirección de proyectos. En algunos casos, las organizaciones no basadas en proyectos tienen departamentos u otras subunidades que operan como organizaciones basadas en proyectos con sistemas que las respaldan. El equipo de dirección de proyectos debería conocer cómo afectan al proyecto la estructura y los sistemas de la organización.
Culturas y estilos de la organización
La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles. Estas culturas se ven reflejadas en numerosos factores, entre los que se incluyen:
Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas
· Políticas y procedimientos
· Percepción de las relaciones de autoridad
· Ética laboral y horario laboral
La cultura de las organizaciones frecuentemente tiene una influencia directa sobre el proyecto. Por ejemplo:
Es más probable que un equipo que propone un enfoque inusual o de alto riesgo obtenga la aprobación dentro de una organización agresiva o emprendedora.
Un director del proyecto con un estilo altamente participativo tiende a encontrar problemas dentro de una organización jerárquica rígida, mientras que un director del proyecto con un estilo autoritario se vería igualmente confrontado en una organización participativa.
CONCLUSIONES
Con la elaboración de este trabajo, conocimos que es un proyecto, sus fases y las influencias que la organización ejerce sobre el. Hay que admitir que anterior a conocer estas fases, desarrollábamos nuestros proyectos sin una planeación ordenada y por este motivo, siempre había algo que replantear.
Teniendo claro las pautas para realizar un proyecto, es conveniente seguir las recomendaciones anteriormente mencionadas para ver la factibilidad de ejecutarlo, abandonarlo o replantearlo.
Se evaluara el grado de éxito de planificación y ejecución del proyecto, se documentara, se emitirá el informe final y se obtendrá la aceptación de este
ANEXO
CIBERGRAFIA
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci11206.htm
http://www.homecenter.com.co/catalogos/catalogos_hazlo_enero.aspx
http://www.pintuco.com/index2.php
http://www.unal.edu.co/dnp/Archivos_base/MANUAL_CONTRATISTAS_22-SEP-08.pdf PAG 15
