CONCEPTOS Y ELEMENTOS DE LA PLANEACIÒN.
ETAPAS Y PROCESOS DE LA PLANEACIÒN.
PROCESOS DE CONTROL.
CICLO PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO DEL PHVA.
EDILBERTO AGUDELO ARENAS
JOHN JÁDER SUCERQUIA
AMADO DE JESÚS RUIZ CHAVARRÍA
(Aprendices)
SIMÓN LONDOÑO ZAPATA
(Instructor)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
REGIONAL ANTIOQUIA
COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL
SEDE BRICEÑO
30 DE MAYO DE 2011
BRICEÑO - ANTIOQUIA
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INTRODUCCIÓN.
La planeación es la primera parte del proceso administrativo. Lo que la realidad se nos presenta aquí en este trabajo es que la planeación es un proceso, en efecto, pero que no tiene un momento fijo en la administración. Es decir que la planeación es una actividad que siempre está presente en todas las operaciones de una organización.
En este trabajo vemos como el sistema de control del proceso puede definirse como un sistema de realimentación de la información.
Por proceso entendemos la combinación de personas, equipo, materiales utilizados, métodos y medio ambiente, que colaboran en la producción
Las actuaciones sobre el proceso están orientadas al futuro, ya que se toman en caso necesario para impedir que éste se deteriore.
También conoceremos la historia y el ciclo y los procesos del PHVA.
TABLA DE CONTENIDO
Elementos Del Concepto de Planeación
PHVA O CICLO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
PLANEACIÓN
Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación.
CONCEPTOS DE PLANEACIÓN
Agustín Reyes Ponce
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
José Antonio Fernández Arena
Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.
Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Ernest Dale
Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos, a través de técnicas y procedimientos definidos.
Joseph L. Massie
Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción; a partir de los cuales establece objetivos.
George R. Terry
Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
Jorge L. Oria
Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y programas de una organización.
Leonard J. Kazmier
Consiste en determinar objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.
Robert Murdick Y Joel Ross
Es el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.
Robert N. Anthony
Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor.
Henry Sisk Y Mario Sverdlik
Análisis de información relevante del presente y del pasado y una ponderación de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de acción que posibilite a la organización lograr sus objetivos.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
Objetivo: resultados deseados.
Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción o estrategias.
Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión más adecuada.
Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
MISIÓN O PROPÓSITO
Es la declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. ¿Cuál es nuestro negocio? Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una empresa.
· Definir que es la organización y lo que aspira a ser.
· Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.
· Distinguir a una organización de todas las demás.
· Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
· Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.
OBJETIVOS
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Características:
· Deben establecerse a un tiempo especifico.
· Se determinan cuantitativamente.
Lineamientos:
· Deben de asentarse por escrito.
· No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.
laAl determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administración (qué, cómo, dónde, cuándo, quién, porqué)
ESTRATEGIAS
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.
Lineamientos:
· Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
· Determinadas con claridad
· No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.
· Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.
· Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas
· Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación
Características:
· Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas
· Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
· Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.
· Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado.
· Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.
POLÍTICAS
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que:
· Facilitan la delegación de autoridad
· Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
· Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados
· Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
· Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
· Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
· Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
· Facilitan la inducción del nuevo personal
Lineamientos:
· Establecerse por escrito para darles validez
· Redactarse claramente y con precisión
· Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar
· Coordinarse con las demás políticas
· Revisarse periódicamente
· Ser razonable y aplicable a la práctica
· Estar acorde con los objetivos de la empresa
· Debe ser estable en su formulación
· Ser flexible
PROGRAMAS
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La importancia de los programas es que:
· Suministran información e indican el estado de avance de las actividades
· Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
· Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad
· Determinan los recursos que necesitan
· Disminuyen los costos
· Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente
· Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades
· Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias
· Evitan la duplicidad de esfuerzos
Lineamientos:
Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.
· La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
· La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en el mismo
· Deben ser factibles
· Evitar que los programas se contrapongan entre sí
· Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión
· El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.
PRESUPUESTOS
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.
Características:
· Es un esquema, pues, Se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente
· Está expresado en términos cuantitativos
· Es general porque debe establecerse para toda la empresa
· Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización
· Es diseñado para un periodo determinado.
PROCESO DE PLANEACIÓN
Planificar para la calidad, o tomar con la debida consideración la calidad en la planificación es el tema fundamental de este punto. Si la calidad debe invadir todas las áreas, actividades y procesos de la organización, es fundamental que ésta tome en cuenta la calidad en cada una de las funciones fundamentales del proceso administrativo, siendo la primera de las funciones la planificación.
La planificación concebida como la selección de misiones y objetivos, estrategias, políticas, programas, y procedimientos para lograrlos; debe tener en la calidad un punto de referencia. Cuando de objetivos de calidad se trata, la norma ISO 9004 define los objetivos de calidad como elementos fundamentales de calidad, tales como la aptitud para el uso, función, seguridad y confiabilidad.
La planeación dentro del desarrollo de un proyecto es de gran importancia, ya que cada proyecto involucra actividades o entregables que no se han realizado anteriormente, de esta forma se involucran en este grupo de procesos la definición detallada del alcance, las actividades a desarrollar dentro del proyecto, el plan de trabajo, los recursos requeridos, los costos involucrados, los estándares y requerimientos a seguir dentro del desarrollo de actividades y la generación de entregables, y el enfoque de administración de riesgos a utilizar.
De poco sirve la implantación de un sistema de calidad y sus procesos de control si no se tienen herramientas que agilicen y aseguren su seguimiento y puesta en marcha.
Control de procesos significa el conjunto de conocimientos, métodos, herramientas, tecnologías, aparatos y experiencia que se necesitan para medir y regular automáticamente las variables que afectan a cada proceso de producción, hasta lograr su optimización en cuanto a mejoras del control, productividad, calidad, seguridad, u otros criterios.
El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” (p.654).
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” (p.610)
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”. (p.62).
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:
· En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
· En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
· En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
· Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.
Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.
El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.
TIPOS DE CONTROL
Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
Control Preliminar.
Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Control concurrente
Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
Control de retroalimentación
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.
PHVA O CICLO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
A través del ciclo PHVA la empresa planea, estableciendo objetivos, definiendo los métodos para alcanzar los objetivos y definiendo los indicadores para verificar que en efecto, éstos fueron logrados. Luego, la empresa implementa y realiza todas sus actividades según los procedimientos y conforme a los requisitos de los clientes y a las normas técnicas establecidas, comprobando, monitoreando y controlando la calidad de los productos y el desempeño de todos los procesos clave. Luego, se mantiene esta estrategia de acuerdo a los resultados obtenidos, haciendo girar de nuevo el ciclo PHVA mediante la realización de una nueva planificación que permita adecuar la Política y los objetivos de la Calidad, así como ajustar los procesos a las nuevas circunstancias del mercado. De manera resumida, el ciclo PHVA se puede describir así:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados, de conformidad con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
1. Identificar servicios
2. Identificar clientes
3. Identificar requerimientos de los clientes
4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones
5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo)
6. Identificar y seleccionar los parámetros de medición
7. Determinar la capacidad del proceso
8. Identificar con quien compararse (benchmarks) (5.1 de ISO 9004)
Hacer: Implementar procesos para alcanzar los objetivos.
Identificar oportunidades de mejora.
Desarrollo del plan piloto
Implementar las mejoras
Verificar: Realizar seguimiento y medir los procesos y los productos en relación con las políticas, los objetivos y los requisitos, reportando los resultados alcanzados.
Actuar: Realizar acciones para promover la mejora del desempeño del (los) proceso(s).
Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados.
La definición de la red de procesos, la política de calidad y los objetivos, se define el Representante de Gerencia, y el aseguramiento de los procesos.
En el Hacer se hace la implementación de lo definido en la planeación, es decir, toda la Organización se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodología definida.
En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditorias internas de Calidad.
En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditorias, adicionalmente se aplica la metodología para análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del día a día
El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en cualquier nivel de la Organización, y en cualquier tipo de proceso, ya que está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora del desempeño de los procesos. Es aplicable tanto en los procesos estratégicos de la Alta Dirección como en las actividades operacionales más simples.
CONCLUSIONES.
En conclusión la planeación nos permite que en las organizaciones el futuro se pueda emprender actividades, objetivos que puedan influir en el desarrollo de la empresa.
Al planear se pueden tomar buenas decisiones en la consecución de todos los objetivos y metas que se tracen.
Con el control de procesos podemos evaluar el desempeño en la diferente toma de decisiones para corregir o controlar alguna falla que pueda existir o que exista.
Podemos concluir que se deben implementar primero que todo un plan de acción para implementar un ciclo de PHVA, donde se conoce cual es el objetico principal de una empresa
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